Toute notre vie est construite autour de la productivité. Comment être le
plus efficace dans les tâches que l’on subit, pour profiter au maximum de notre
temps libre, de nos amis et de nos passions ? C’est l’équation que chacun veut
résoudre, pour trouver un équilibre de vie serein et organiser au mieux les 24
heures dont on dispose chaque jour.
Cela nécessite des sacrifices. Bien organiser son quotidien requiert une
rigueur. Voici une liste de quelques principes à appliquer au quotidien. Ça
marche plutôt bien pour être en contrôle de son temps, avoir champ libre devant
soi, réduire le stress au minimum et réellement avancer, sans perdre de temps
inutilement.
1. Savoir distinguer l’important de
l’urgent
Les tâches urgentes sont celles qui demandent votre
attention là tout de suite : des deadlines quotidiens, des e-mails de votre
équipe / de votre patron. De l’autre côté, les tâches importantes sont
celles qui contribuent à atteindre vos objectifs à long-terme : rester en bonne
forme physique, manger équilibré, devenir financièrement indépendant, réussir
sa carrière professionnelle.
- Exemple de tâches importantes et urgentes :
calmer un bébé qui pleure, gérer une crise dans le cadre de son travail,
faire son virement de loyer.
- Exemples de tâches importantes, mais non-urgentes
: économiser, faire du sport, bien dormir.
- Exemples de tâches non-importantes, mais urgentes
: réserver un avion pour un rendez-vous, partager un article sur Twitter,
répondre à un appel.
- Exemples de tâches non-importantes et
non-urgentes : regarder House of Cards, aller sur Facebook, grignoter des
cookies.
Imposez-vous cette rigueur, vous verrez, hiérarchiser tout ce que vous
devez faire vous fera réaliser que vous passez peut-être la moitié de votre
journée à faire des choses qui ne sont pas importantes, et que vous vous hâtez
à remplir des tâches urgentes mais inutiles.
2. Utiliser des outils pour aller plus vite, plus loin
Les technologies actuelles permettent d’automatiser la majorité des tâches
fonctionnelles, qui ne nécessitent pas de plus-value humaine. Utiliser des outils
(applications, logiciels) démontre l’intelligence de quelqu’un à définir ce qui
peut être automatisé pour gagner du temps, et non pas le fait que l’on ne peut
pas faire cette tâche tout seul.
- Pour gérer vos tâches (to-do), utilisez impérativement une application
dédiée. On vous conseille AnyDo, ou Wunderlist, ou Clear.
- Pour gérer votre agenda, utilisez votre bloc note ou
utilisez un outil qui se synchronise entre votre smartphone et le cloud (Google
Agenda par exemple) Pour gérer vos notes, pensées, memos : prenez
des post –it au besoin ou le cloud.
- Pour gérer vos contenus, vos favoris, vos
articles :
gardez tout ce qui vous semble pertinent en un seul endroit (Dropbox par
exemple)
3.Se concentrer sur une
seule chose à la fois (vraiment)
Peu importe ce que vous avez à faire, vous êtes bien plus productifs si
vous êtes à 100% dessus. Définissez combien de temps vous avez besoin pour faire
un dossier et allez-y à fond pendant ce laps de temps, sans rien faire d’autre.
Au début d’une journée, notez sur un bout de papier le programme de votre
journée, et faites des pauses pour vous détendre entre les différentes taches à
faire.
4.Avoir des horaires fixes, embaucher un robot assistant
Soyez organisés. Sauf événement ponctuel brutal et subi qui peut entraîner
un rush professionnel, vous devez pouvoir finir votre journée dans des horaires
tout à fait convenables, sans arriver au boulot à 8h, sans pause déjeuner, et
rentrer chez vous à 22h.
- Se forcer à avoir des horaires stricts, c’est
s’imposer une rigueur de travail, s’imposer un rythme, qui indique à notre
cerveau que c’est à ce moment qu’il faut se concentrer, qu’il faut fournir
des efforts.
- Pour toutes les tâches répétitives et
administratives, que vous soyez indépendant ou salarié, essayez de prendre
un assistant personnel pour vous aider si vous en avez les moyens.
5. Dire non, sélectionner uniquement des occupations importantes
Savoir dire non est une étape difficile, et pourtant si libératrice. Dire
non à quelqu’un, à quelque chose, c’est savoir filtrer ce qui est vraiment
pertinent pour nous. Beaucoup de gens disent oui à tout ce qu’on leur propose.
Aller à une conférence, se rendre à un salon, répondre à un sondage dans la
rue, tout ça prend beaucoup de temps. Tout n’est pas bon à prendre, il faut
savoir sélectionner ce qui est bon et pertinent pour soi. Choisissez avec soin
ce qui occupe votre temps.
- Attention, une tâche pertinente n’est pas
forcément une tâche utile. On revient là au principe du point n°1 : dites
oui à une séance de sport, dites oui à une soirée en boite avec vos amis
jusqu’à 5h du matin, dites oui à un dimanche de sieste, dites oui à un
restaurant étoilé.
- Le plaisir (s’il est réel) rentre tout à fait
dans votre agenda. Mais dites non aux plaisirs forcés ou aux tâches
ingrates qui empiètent sur votre temps de détente.
